Setiap level dalam organisasi melakukan kegiatan yang berbeda maka diperlukannya suatu informasi yang berbeda pula. Untuk sistem informasi dilevel atas umumnya digunakan dalam perancanan strategik dan membuat alternatif pemecahan masalah.
Untuk level menengah berfungsi sebagai pengendalian yang sifatnya setengah terstruktur dan untuk level bawah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin guna keperluan mengawasi seluruh arus dari transaksi yang terjadi diorganisasi.
Dengan demikian sistem informasi berdasarkan level organisasi, dikelompokkan menjadi :
- Sistem informasi Departemen
- Sistem informasi perusahaan
- Sistem informasi anatar organisasi
I. LEVEL ORGANISASI
Sistem Informasi Departemen
Sistem informasi departemen (departemental information system) merupakan sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Sebagai contoh, departemen pendayagunaan SDM yang memiliki beberapa program/aplikasi yang membentuk pembagian tugas dari setiap program/aplikasi tersebut.
Dengan demikian, keberhasilan sistem informasi departemen tergantung pada bagaimana sistem informasi departemen dapat memuaskan pengguna dan mengikuti target yang telah ditetapkan.
Karakteristik yang harus dipertimbangkan dalam penyampaian layanan ini meliputi akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu dan distribusi yang tepat terhadap output yang terkait dengan pemrosesan aplikasi. Banyak alat yang tersedia untuk memantau efisiensi dan efektivitas layanan yang disediakan oleh personel sistem informasi.
Sistem Informasi Perusahaan
Sistem informasi perusahaan (enterprise information system/ EntIS ) merupakan suatu sistem komputer yang dapat melakukan tugasnya bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinir.
Sistem ini merupakan penggembangan lebih lanjut dari sistem informasi departemen dan sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama Alasan penggunaan Enterprise karena sistem ini mencangkup seluruh set proses yang digunakan oleh organisasi,
- Manufaktur
- Penjualan
- Pembeliaan
- Dan fungsi bisnis lainnya.
Tujuan EntIS :
- Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses yang terdapat di sebuah organisasi
- EntIS menyediakan data yang digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.
Evolusi sistem informasi perusahaan dimulai dengan ide untuk membuat suatu tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada di dalam perusahaan.
1. Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi
- Berevolusi menjadi SIM ,hal tersebut dikarenakan para manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan bisnis di masa depan.
- Berevolusi menjadi Sistem Pencatatan Kebutuhan Material (MRP), MRP pertama kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengawasi permasalahan pengendalian persediaan yang rumit.
2. MRP II
- Menyatukan proses bisnis yang sebelumnya dipandang sebagai prosesprose yang terpisah. Menyatukan berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.
- Menggambarkan perubahan pola pikir manajemen untuk memperlakukan berbagai prose yang terpisah tetapi berkaitan erat sebagai satu kesatuan. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan seluruh sistem informasi mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.
Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan
1. Kegagalan sistem informasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapannya, sehingga organisasi kembali menggunakan sistem informasi perusahaan terdahulu.
2. Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan sistem informasi perusahaan :
- Mengerti kerumitan organisasi.
- Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan.
- Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan. Masa Depan Sistem Informasi Perusahaan
2. Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk membuat prediksi ke masa depan.
3. Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi ke masa depan, yaitu
- Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.
- Perubahan yang lebih luas dari perencanaan sumber daya perusahaan menjadi manajemen SD perusahaan (gerakan untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan deskripsi proses dan data).
Sistem Informasi Antar Organisasi
Sistem informasi antar organisasi (interorgani-zational information system IOS/interorganization system) merupakan jenis sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi/lebih bekerja sama dalam pemakaian teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi).
Model sistem informasi ini banyak diimplementasikan pada perdagangan elektronis (e-Commerce) yang menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B atau Business to Business.
Secara garis besar,ada tiga jenis sistem (berdasarkan topologi infrastruktur) yang ditawarkan bagi perusahaan-perusahaan yang berniat mengimplementasikan
IOS:
- Intranet, jaringan internal perusahaan yang menghubungkan antara kantor pusat dengan kantor-kantor cabang yang terpisah secara geografis (lokal maupun internasional);
- Internet, jaringan komputer publik yang berpotensi sebagai penghubung perusahaan dengan pelanggan (atau calon pelanggan) atau market;
- Ekstranet, jaringan yang dibangun sebagai alat komunikasi antar perusahaan dengan rekanan bisnisnya, seperti supplier, distributor, dan lain sebagainya.
Manfaat IOS
- Efisiensi Komparatif dengan bergabung Dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka
- Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
- Efisiensi Internal : perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data menganilisi nya lebih cepat serta membuat keputusan lebih tepat dan cepat.
- Efisiensi antar-organisasi : perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.
- Kekuatan Tawar-menawar Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).
Kekuatan itu berasal dari tiga metode dasar
- Menawarkan keistimewaan produk yang unik
- Mengurangi biaya yang berhubungan dengan pencarian
- Meningkatkan biaya peralihan .
Yang melatar belakang perusahaan untuk melakukan IOS, antara lain:
- NEW PRODUCTS.
- NEW SERVICES
- EFFICIENCY
- JOINT OPERATION
- STRATEGIC ALLIANCES
- CUSTOMER-SUPPLIER RELATIONSHIP
- OUTSOURCING
- IMAGE BUILDING
Pada intinya, IOS mudah sekali diimplementasikan saat ini karena adanya peranan teknologi informasi yang telah “meniadakan” batas-batas antar waktu dan ruang (time and space). Demikian pula dengan alam kompetisi yang menuntut perusahaan untuk semakin memfokuskan diri pada kompetensinya (real core business) dan bekerja sama dengan perusahaan lain untuk membantu proses
penciptaan produk atau jasa tersebut, sehingga kualitas produk atau jasa dapat ditingkatkan, sejalan dengan peningkatan kinerja perusahaan (efisiensi, efektivitas, dan kontrol internal):
II. AKTIVITAS MANAJEMEN
Sistem informasi dapat diklasifikasikan berdasarkan aktivitas yang didukungnya pada level manajemen (Ebert dan Griffin, 2003).
Pembagiannya yaitu sebagai berikut:
- Sistem Informasi Pengetahuan ( Knowledge Information System)
- Sistem Informasi Operasional
- Sistem Informasi Manajerial
- Sistem Informasi Strategis
Sistem Informasi Pengetahuan
Sistem Informasi Pengetahuan ( Knowledge Information System) merupakan sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem seperti ES (sistem kepakaran ) dan OAS termasuk dalam kategori ini.
Sistem Informasi Operasional
Merupakan Sistem yang berhubungan langsung dengan kegiatan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan, pembelian, dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai, TPS, SIM, dan DSS sederhana termasuk dalam jenis sistem informasi ini.
Sistem Informasi Manajerial
Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajerial adalah sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial.
Sistem ini menyediakan hal-hal berikut:
- Ringkasan statistik.
- Laporan perkecualian.
- Laporan periodis dan laporan yang dibutuhkan sewaktu-waktu (ad hoc report).
- Analisis perbandingan, misalnya perbandingan terhadap kompetitor, kinerja masa lalu, atau dengan standar industri.
- Proyeksi, misalnya proyeksi arus kas, pangsa pasar,dan penjualan di masa mendatang.
- Pendeteksian masalah secara dini.
- Keputusan-keputusan rutin.
- Hubungan antar manajer, yang memungkinkan para manajer dapat berkomunikasi secara elektronis
Sistem Informai Strategis
Sistem informasi strategis (Strategic Information System) adalah sistem yang membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif melalui kontribusinya pada tujuan strategis perusahaan atau kemampuan untuk secara signifikan meningkatkan kinerja dan produktivitas sehingga mampu mengurangi kelemahan bersaing.
Sistem tersebut digunakan untuk menangani masalahmasalah strategis dalam organisasi dan sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan proses-proses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju keunggulan yang kompetitif
Ada dua pengaruh penerapan Sistem Informasi Strategis yaitu:
Pengaruh Bersaing
Kelompok SIS ini mampu menciptakan aliansi dengan pelanggan, yang dapat menimbulkan biaya bagi pelanggan untuk berpaling ke pesaing atau menimbulkan biaya bagi pesaing baru untuk masuk pasar.
Berikut beberapa pengaruh Bersaing SIS:
- Siklus perkembangan produk
- Memperkuat kualitas produk
- Kelompok penjualan dan dukungan penjualan
- Otomatisasi siklus pesanan
- Pengurangan biaya kantor
- Manajemen saluran produk dan persediaan
- Pengurangan level management
- Penguatan tampilan produk dna ancaman terhadap produk pengganti
Pengaruh Industri.
Pengaruh-pengaruh ini meliputi seluruh industri pemasok dan beberapa pelanggan.
Berikut Pengaruh Industri SIS:
- Sistem produk dan jasa
- Siklus hidup produk
- Skop geografis
- Skala ekonomis pada produksi
- Perpindahan dalam tempat nilai tambah
- Kekuatan menawar dari pemasok
- Penciptaan berbisnis baru
- Meningkatkan Operasi Bisnis,
- Mempromosikan inovasi bisnis,
- Mempertahankan pelanggan dan pemasok.
- Membentuk biaya pengganti (switching cost)
- Membentuk tembok pengahalang bagi pendatang baru
- Membangun suatu „Platform‟ TI strategis
- Mengembangan sistem Informasi Strategis Peranan Sistem Informasi Strategis
- Penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk layanan
- Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mencapai keunggulan kompetitifnya
- Membantu perusahaan dalam menghadapi pasar global
Penerapan Sistem Informasi dapat dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria:
- Mencapai posisi kepemimpinan biaya yang rendah
- Menyediakan diferensiasi produk / jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih besar
- Menciptakan aliansi antar perusahaan dan pemasok serta pelanggannya, sehingga mengurangi biaya untuk pemasok dan menyediakan dukungan khusus bagi pelanggannya
- Meningkatkan nilai suatu produk / jasa dengan menyediakan tampilan atau dukungan yang inovatif
- Memungkinkan pertumbuhan pada pasar yang ada secara geografis atau ekspansi volume.
- Membantu mengenalkan suatu produk ke pasar
Demikian artikel mengenai Level Organisasi Dan Aktivitas Manajemen, semoga informasi yang diberikan bermanfaat.